BAB III KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN SISTEM

 BAB III KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN SISTEM

I.        Definisi dari Kebijakan Sistem dan Perencanaan Sistem

Kebijaksanaan Sistem : Landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem.

Perencanaan Sistem  : Pedoman untuk melakukan pengembangan sistem

II.      Proses di dalam Perencanaan Sistem

Proses perencanaan sistem dibagi dalam 3 proses utama yaitu;

1.     Merencanakan proyek-proyek sistem, meliputi :

a.     Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan

Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan perusahaan. Ini berarti perencanaan sistem harus diarahkan untuk dapat merencanakan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan organisasi secara keseluruhan sehingga tujuan perusahaan akan tercapai

b.     Mengidentifikasi proyek-proyek sistem

Menentukan proyek-proyek sistem informasi yang dibutuhkan dalam suatu organisasi

Contoh :   Dalam perusahaan bisnis proyek-proyek sistem informasi dapat berupa sistem informasi untuk :

-    pengendalian penjualan dan pemasaran

-    pengendalian distribusi

-    pengendalian produksi

-    pengendalian keuangan

-    pengendalian persediaan

c.     Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem

Sasaran ini merupakan apa yang ingin dicapai oleh masing-masing proyek sistem

Contoh  :   Sistem informasi penjualan; memiliki sasaran :

-    Memberikan pelayanan order kepada pelanggan  dengan lebih baik

-    Meningkatkan volume penjualan

-    Menyediakan laporan penjualan yang tepat waktu kepada manajer marketing

d.     Menetapkan kendala proyek-proyek sistem

Ada 3 faktor kendala :

-    Masalah dana

-    Masalah waktu

-    Mengenai batasan peraturan yang berlaku pada perusahaan tersebut

e.     Menentukan prioritas proyek-proyek sistem

Yaitu menentukan proyek-proyek sistem mana yang perlu dikembangkan terlebih dahulu, tentunya proyek-proyek sistem yang sangat diperlukan dan mendesak harus diprioritaskan

f.      Membuat laporan perencanaan sistem

Isi dari laporan perencanaan sistem tersebut adalah :

-       Latar belakang organisasi

-       Proyek sistem informasi yang direncanakan

-       Sasaran pengembangan sistem informasi

-       Kendala di dalam pengembangan sistem informasi

-       Menentukan prioritas-prioritas proyek sistem informasi

g.     Meminta persetujuan manajemen

 

2.     Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan meliputi:

a.     Menunjuk team analis

b.     Mengumumkan proyek pengembangan sistem

 

3.     Mendefinisikan proyek-proyek dikembangkan, meliputi :

a.     Melakukan studi kelayakan

Studi kelayakan                      :   Suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau tidak

b.     Menilai kelayakan proyek sistem

a.     Kelayakan teknik               :   - ketersediaan teknologi yang digunakan

                                                                    - ketersediaan staf ahli di dalam mengoperasikan teknologi yang digunakan

b.     Kelayakan operasi             :   - kemampuan personil dalam mengoperasikan sistem informasi yang dibuat

- kemampuan dari sistem informasi untuk menghasilkan informasi

c.     Kelayakan jadwal              :   Apakah sistem informasi yang dikembangkan sesuai  dengan jadwal yang telah ditentukan

d.     Kelayakan ekonomi           :   - besarnya dana yang diperlukan untuk pengembangan sistem

                                                      - manfaat yang diperoleh oleh sistem informasi dibandingkan  dengan biaya perkembangannya

e.     Kelayakan hukum              :   Apakah sistem yang akan dikembangkan tidak menyimpang dari hukum yang berlaku                               

c.     Membuat usulan proyek sistem

d.     Meminta persetujuan manajemen