BAB IX PERANGKAT PERMODELAN SISTEM

 BAB IX PERANGKAT PERMODELAN SISTEM

Ada beberapa perangkat permodelan sistem yang digunakan dalam merancang sistem, yaitu:

1. System Procedure Diagram (flowmap)

Digunakan untuk mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual atau berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen masukan dan keluaran).

System Procedure Diagram menggunakan simbol-simbol sebagai berikut:

2. Entity Relational Diagram (ERD)

Merupakan jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dari sistem secara abstrak. Tujuan dari Entity Relational ini adalah untuk menunjukkan objek data dan relationship yang ada pada objek tersebut. Di samping itu Model ER ini merupakan salah satu alat untuk perancangan dalam basis data.

1. Komponen ERD

Entity: suatu objek yang dapat dibedakan atau dapat diidentifikasikan secara unik dengan objek lainnya. Simbol: Kotak

Relationship: hubungan yang terjadi antara satu entity dengan entity lainnya. Simbol: Segitiga

Atribut : karakteristik dari Entity yang menyediakan penjelasan detail tentang entity tersebut. Simbol: Oval

2. Derajat Relationship

Unary (Derajat satu): satu buah relationship menghubungkan satu buah entity.

Binary (Derajat Dua): satu buah relationship menghubungkan dua buah entity.

Ternary (Derajat Tiga): satu buah relationship menghubungkan tiga buah entity.

3. Cardinality Rasio

Yaitu menjelaskan batasan pada jumlah entity yang berhubungan melalui suatu  relationship. Jenis-jenis Cardinality Rasio:

One To One (1:1), yaitu perbandingan antara entity pertama dengan entity kedua berbanding satu berbanding satu.

One To Many (1:M), yaitu perbandingan antara entity pertama dengan entity kedua berbanding satu berbanding banyak.

Many To One (M:1), yaitu perbandingan antara entity pertama dengan entity kedua berbanding banyak berbanding satu.

Many To Many (M:M), yaitu perbandingan antara entity pertama dengan entity kedua berbanding banyak berbanding banyak.

4. Langkah-Langkah Membuat ERD

Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh entity yang terlibat

Menentukan atribut-atribut key dari masing-masing entity

Menetapkan relationship antara satu entity dengan entity lainnya beserta foreign-keynya

Menentukan derajat dan cardinality rasio untuk setiap relationship

Melengkapi himpunan relasi dengan atribut-atribut yang bukan kunci (non key)

5. Contoh Kasus

Suatu perguruan tinggi mempunyai banyak mahasiswa. Setiap mahasiswa biasanya mengikuti beberapa mata kuliah. Setiap mata kuliah diajarkan oleh seorang dosen dan seorang dosen bisa mengajar beberapa mata kuliah. Pada entitas Mahasiswa diperlukan informasi tentang NIM, Nama_Mhs, Alamat_Mhs dan Jurusan sedangkan Mata Kuliah diperlukan informasi Kd_MK, Nm_Mk, SKS, Semester sedangkan Dosen diperlukan juga informasi tentang Kd_Dosen, Nm_Dosen.

Suatu klinik memiliki praktek dokter bersama, sehingga dalam klinik tersebut memiliki banyak dokter. Seorang pasien, apabila akan berobat harus diperiksa oleh dokter dan sebaliknya dokter pun harus memeriksa pasien. Setiap selesai diperiksa pasien biasanya menerima resep berupa obat dan biasanya setiap pasien menerima beberapa jenis obat. Informasi tentang dokter adalah kode dokter, nama dokter, spesialis dan tarif. Sedangkan informasi tentang pasien adalah nomor pasien, nama pasien dan alamat. Informasi tentang obat adalah kode obat, nama obat, dosis.

3. Normalisasi

Adalah proses pengelompokkan data ke dalam bentuk tabel atau relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka sehingga terwujud satu bentuk database yang mudah untuk dimodifikasi.

Jenis-Jenis Key:

1.    Super Key: merupakan satu atau lebih atribut yang dapat membedakan setiap baris data dalam sebuah tabel secara unik

2.    Candidate Key: merupakan kumpulan atribut minimal yang dapat membedakan setiap baris data dalam sebuah tabel secara unik.

3.    Primary Key: memilih sebuah dari Candidate Key, dimana jaminan keunikan key-nya lebih baik.

4.    Alternate Key: Candidate Key yang tidak dijadikan primary key 

Langkah-langkah pembentukan Normalisasi

1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

 Pada bentuk ini merupakan kumpulan data yang tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi.

2. Bentuk Normal Satu ( 1 NF)

Yaitu bila relasi tersebut mempunyai nilai data yang atomic, artinya tidak ada lagi kerangkapan data.

3. Bentuk Normal Dua (2 NF)

Yaitu bila relasi tersebut merupakan 1 NF dan setiap atribut tergantung penuh pada primary key.

4. Bentuk Normal Ketiga (3 NF)

Yaitu bila relasi merupakan 2 NF dan tidak bergantung secara transitif pada primary key

BAB VIII DESAIN SISTEM TERINCI

BAB VIII DESAIN SISTEM TERINCI

 1.        DESAIN INPUT TERINCI

Masukan (input) merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi-transaksi yang dilakukan oeh organisasi . Data dari hasil transaksi merupakan masukan untuk sistem informasi.

Dokumen dasar merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) data yang terjadi. Data yang sudah dicatat di dokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai input ke sistem informasi untuk diolah.

MENGATUR TATA LETAK ISI INPUT

Tujuannya :

1.      Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari input apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan atau belum.

2.      Bagi programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan input yang diinginkan. Programmer membutuhkan desain input ini untuk menentukan posisi kolom, baris, dan informasi yang arus disajikan di suatu input.

2.        DESAIN OUTPUT TERINCI

Pada tahap desain output secara umum, desain output ini hanya dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output dari sistem baru. Output apa saja yang dibutuhkan untuk sistem yang baru? Desain output secara umum dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini. Bagaimana dan seperti apa bentuk dari output-output tersebut?

Desain output terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini. Desain output yang akan dibahas pada bab ini adalah untuk output berbentuk laporan dimedia keras seperti kertas. Desain output di media lunak dalam bentuk dialog di layar terminal akan dibahas selanjutnya.

Bentuk Laporan

Bentuk dari laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi, yang paling banyak digunakan adalah dalam bentuk tabel dan berbentuk grafik atau bagan.

MENGATUR TATA LETAK ISI OUTPUT

Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari output untuk dipahami dan dimengerti. Pengaturan tata letak output merupakan pekerjaan desain yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai sistem maupun bagi programmer. Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari output apakah sudah sesuai yang diinginkan atau belum.

Bagi programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan output yang diinginkan. Programmer membutuhkan desain output ini untuk menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus disajikan disuatu output. Pengaturan tata letak isi output yang akan dicetak diprinter dapat digunakan alat bagan tata letak printer (printer layout chart) dan kamus data output.

3.        DESAIN DIALOG LAYAR TERMINAL

Merupakan rancang bangun dari percakapan antara pemakai sistem (user) dengan komputer. Percakapan ini dapat terdiri dari proses memasukkan data ke sistem, menampilkan output informasi kepada user atau dapat keduanya.

Terdapat beberapa strategi membuat dialog layar komputer :

1.      MENU, Banyak digunakan dalam dialog karena merupakan jalur pemakai (user interface) yang mudah dipahami dan mudah digunakan. Menu berisi dengan beberapa alternatif  atau option atau pilihan yang disajikan kepada user.

2.      KUMPULAN INSTRUKSI (Instruction Set)

Strategi dialog ini dilakukan dengan menuliskan suatu instruksi oleh user dan sistem akan mengaktifkan instrusi tersebut serta memberikan respon jawaban.

3.      DIALOG PERTANYAAN ( Question Dialog)

Sistem akan menampilkan terlebih dahulu pertanyaan dan user akan menjawabnya

4.        DESAIN DATABASE TERINCI

Ditahap desain secara umum sebelumnya, desain database hanya dimaksudkan untuk mengidentifikasi kebutuhan file-file database yang diperlukan oleh sistem informasi saja. Pada tahap desain terinci ini, desain database dimaksudkan untuk mengidentifikasi isi atau struktur dari tiap-tiap file yang telah diidentifikasi didesain secara umum.

Elemen-elemen data disuatu file database harus dapat digunakan untuk pembuatan suatu output. Demikian juga dengan input yang akan direkam di database, file-file database harus mempunyai elemen-elemen untuk menampung input yang dimasukkan. Untuk dapat merancang database terinci digunakan teknik normalisasi

5.        DESAIN TEKNOLOGI TERINCI

Pada desain teknologi secara umum telah ditentukan jenis dan jumlah dari teknologi yang akan digunakan. Yang belum didefinisikan secara pasti pada tahap ini adalah kapasitas dari teknologi simpanan luar yang akan digunakan. Kapasitas simpanan luar yang telah didefinisikan pada tahap desain secara umum hanya ditaksir secara kira-kira terlebih dahulu berdasarkan pengalaman analis sistem.

Setelah file-file database berhasil didesain secara rinci, kebutuhan kapasitas simpanan luar sekarang dapat dihitung dengan lebih tepat. Besarnya kapasitas simpanan luar yang dibutuhkan oleh sistem informasi dapat dihitung berdasarkan besarnya file-file database yang akan menimpan data untuk satu periode tertentu. 

BAB VII DESAIN SISTEM SECARA UMUM

 BAB VII DESAIN SISTEM SECARA UMUM

  1.  DESAIN MODEL SECARA UMUM

Sistem analis dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk Physical System & Logical Model. Bentuk Physical System dapat digambarkan dengan sistem Flowchart. Dan Logical Model dapat digambarkan dengan Data Fow Diagram (DFO).

          1.  Data Flow Diagram

Data Flow Diagram digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika.

Fungsi Data Flow Diagram (DFD)

Fungsi dari Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem.

-     Simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram

1.      External Entity (Kesatuan Luar)

2.      Data Flow (Arus Data)

3.      Process (Proses)

4.      Data Store (Simpanan Data)

1.      External Entity (Kesatuan Luar)

Kesatuan luar merupakan kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnyayang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Kesatuan luar dapat berupa :

a.       Suatu kantor, departemen, atau divisi dalam perusahaan.

b.      Orang atau sekelompok orang di organisasi tersebut.

c.       Suatu organisasi atau orang yang berada diluar organisasisperti misalnya langganan, pemasok.

d.      Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem.

Simbol : kesatuan luar dapat digambarkan dengan suatu notasi kotak.

                       

2.      Data Flow (Arus Data)

Arus Data mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus data dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut :

a.       Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan

b.      Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem

c.       Masukan untuk komputer

d.      Data yang dibaca atau direkam ke suatu file

e.       Suatu isian yang dicatat pada buku agenda

Simbol : arus data dapat digambarkan dengan suatu panah

           

3.      Process (Proses)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arys data yang akan keluardari proses.

Simbol : 

4.      Data Store (Simpanan Data)

Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa :

a.       Suatu file atau database di sistem komputer

b.      Suatu arsip atau catatan manual

c.       Suatu tabel acuan manual

d.      Suatu agenda atau buku

Simbol :          

            Didalam DFD terdapat 3 level atau tingkatan, yaitu :

1. Diagram Konteks : menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan.

2. Diagram Nol (diagram level-1) : merupakan satu lingkaran besar yang mewakili lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan pemecahan dari diagram Konteks ke diagram Nol. di dalam diagram ini memuat penyimpanan data.

3. Diagram Rinci : merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram Nol.

2.      Bentuk Data Flow Diagram

Terdapat 2 bentuk Data Flow Diagram yaitu Physical Data Flow Diagram (Diagram Arus Data Fisik) dan Logical Data Flow Diagram (Diagram Arus Data Logika). Data Flow Diagram Fisik lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang ada (sistem lama) dan lebih menekankan pada bagaimana proses dari sistem yang diterapkan. Sedangkan diagram arus data logika digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan dan lebih menekankan proses-proses yang terdapat di sistem.

           

3.      Pedoman Menggambarkan Data Flow Diagram

1.      Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan luar yang terlibat di sistem

2.      Identifikasikan semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar.

3.      Gambarkan terlebih dahulu suatu disgram konteks. Dari diagram konteks ini akan digambar dengan lebih rinci lagi yang disebut dengan level 0. Tiap-tiap proses di level 0 akan digambar secara lebih rinci lagi disebut dengan level 1. Tiap- tiap proses di level 1akan digambar secara lebih rinci lagi disebut dengan level 2 dan seterusnya sampai tiap-tiap proses tidak dapat digambar lebih terinci lagi.

4.      Gambarkan bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di sistem terlebih dahulu. Bagan berjenjang digunakan untuk mempersiapkan penggambaran DAD ke level-level lebih bawah lagi.

5.      Gambarlah sketsa DAD untuk diagram level 0 berdasarkan proses di bagan berjenjang.

6.      Gambarlah DAD untuk level-level berikutnya yaitu level 1 dan seterusnya untuk tiap-tiap proses yang dipecah-pecah sesuai dengan bagan berjenjangnya.

2.      DESAIN INPUT SECARA UMUM

Langkah-langkah desain input  secara umum adalah :

1.      Menentukan kebutuhan input dari sistem informasi

2.      Menentukan parameter dari desain input tersebut.

Contoh :          Data Induk Pegawai

            Nomor Induk Pegawai :

            Nama Pegawai :

            Alamat :

Tempat Lahir :

Tanggal Lahir :

Pendidikan :

3.      DESAIN OUTPUT SECARA UMUM

Langkah-langkah desain output secara umum adalah :

1.      Menentukan kebutuhan output dari sistem informasi

2.      Menentukan parameter dari desain output tersebut

Contoh :          DAFTAR  PEGAWAI

NIP

NAMA

ALAMAT

TEMPAT

LAHIR

TGL

LAHIR

PENDIDIKAN

4.      DESAIN DATABASE SECARA UMUM

Database dibentuk dari kumpulan file. Sedangkan file dibentuk dari kumpulan record. Dan record dibentuk dari kumpulan field. Sedangkan field merupakan kumpulan dari item data. Item data dapat berupa huruf, angka, atau simbol-simbol khusus.

Langkah-langkah desain database secara umum :

1.      Menentukan kebutuhan file pada sistem informasi

2.      Menentukan parameter dari desain database tersebut : Type File, Media File, Organisasi File & key field dari file tersebut.

5.      DESAIN TEKNOLOGI SECARA UMUM

Untuk tahap desain teknologi secara umum, langkah pertama perlu dilakukan oleh analis adalah mengidentifikasi jenis dari teknologiyang dibutuhkan, baik yang berkaitan dengan penggunaan hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak) dan brainware yaitu personil yang terlibat dengan sistem informasi. Kemudian langkah kedua adalah menentukan jumlah yang dibutuhkan dalam penggunaan hardware maupun software untuk sistem informasi tersebut.

BAB VI DESAIN SISTEM

 BAB VI DESAIN SISTEM

Arti Desain Sistem

Tahap setelah analisis sistem dari siklus pengembangan sistem

Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk

Mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem

Tujuan Desain Sistem

Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem

Untuk memberikan gambaran yg jelas dan rancang bangun yg lengkap kepada pemrogram komputer

Tekanan-Tekanan Desain

Tekanan-Tekanan Desain adalah tekanan-tekanan yg harus dipertimbangkan dlm mendesain suatu sistem informasi supaya dapat mengena sasarannya. Perancang sistem informasi harus memperhatikan sejumlah Tekanan-Tekanan Desain yg mempengaruhi kerjanya, yaitu:

Kualitas dan kegunaan informasi

Kebutuhan-kebutuhan sistem

Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data

Faktor-faktor organisasi

Kebutuhan-kebutuhan biaya-efektivitas

Faktor-faktor manusia

Kebutuhan-kebutuhan kelayakan

1. Kualitas dan kegunaan informasi

Sistem informasi harus dapat menghasilkan informasi yg berkualitas, yaitu tepat waktunya (timely), tepat nilainya (accurate) dan relevan (relevance).

2. Kebutuhan-kebutuhan sistem

Keandalan-> menunjukkan seberapa besar sistem dapat diandalkan utk melakukan suatu proses yg dapat dipercaya dan dibutuhkan

Ketersediaan-> berarti bahwa sistem mudah diakses oleh user

Keluwesan-> menunjukkan bahwa sistem mudah beradaptasi dengan memuaskan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan user yg berubah

Kemudahan diperlihara

Setelah sistem diterapkan,maka sistem harus dipelihara misalnya hal-hal yg tidak berfungsi harus dikoreksi, permintaan-permintaan khusus harus dipenuhi dan peningkatan-peningkatan sistem secara umum hrs dilakukan.

3. Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data

Volume-> menunjukkan volume data yg terlibat dalam pengolahan data. Volume menunjukkan jml dari data yg harus diproses dalam satu periode waktu tertentu.

Hambatan waktu pengolahan-> menunjukkan jml dari wkt yg dpt diterima saat data siap diproses sampai informasi dihasilkan.

Permintaan perhitungan-> merupakan model-model matematik yg harus diterapkan shg informasi dapat dihasilkan sesuai dgn yg diinginkan oleh user.

4. Faktor-faktor organisasi

Sifat Organisasi -> untuk mengidentifikasi dan memahami kebutuhan informasi bagi suatu organisasi yg tertentu, pertama kali yg perlu dipahami adalah sifat organisasi.

Tipe Organisasi -> dpt dikategorikan sbb:

Organisasi fungsional, yaitu setiap manajer bertanggung jawab utk area fungsi tertentu, misal produksi, marketing dll

Organisasi divisional, yaitu tiap-tiap manajer divisi bertanggung jawab terhadap semua fungsi dlm divisinya

Organisasi matrik, yaitu beberapa manajer mempunyai tanggung jawab bersama thd suatu fungsi dlm suatu proyek

Utk masing-masing tipe organisasi ini, satu dengan yg lainnya kebutuhan informasinya juga berbeda.

Ukuran Organisasi -> semakin besar ukuran organisasi, semakin banyak informasi yg dibutuhkan.

Struktur Organisasi -> juga merupakan faktor yg mempengaruhi kebutuhan informasi. Cth: tanggungjawab thd manajemen persediaan dapat berada pada tanggungjawab departemen produksi di suatu organisasi atau dapat berada pada tanggungjawab departemen pembelian pd organisasi yg lain. Pd departemen produksi biasanya membutuhkan informasi mengenai ketersediaan persediaan, perputaran persediaan dan kualitasnya. Sedangkan pd departemen pembelian lebih membutuhkan inf. Mengenai harga dan pemasok.

Gaya Manajemen -> terdapat 2 gaya manajemen tersebut yaitu:

Gaya manajemen yg Otokratik lebih senang dengan sistem informasi yg terpusat (centralized).

Gaya manajemen yg Demokratik lebih senang dengan sistem informasi yg tersebar (decentralized).

5. Kebutuhan-kebutuhan biaya-efektivitas

Desain sistem informasi perlu dipertimbangkan antara biaya utk memeprolehnya dengan manfaat informasi yg dihasilkan.

6. Faktor-faktor manusia

Analis sistem hrs mencoba utk dapat mendesain sistem yg dapat diterima oleh semua pemakainnya, tidak hanya satu atau dua orang pemakai saja. Sistem informasi yg didesain dengan memperhatikan faktor-faktor manusianya akan didapat sistem informasi dengan user interface yg baik dan dapat meningkatkan produktifitas pemakainya.

7. Kebutuhan-kebutuhan kelayakan

Lima macam kelayakan hrs tetap diperhitungkan dlm desain sistem informasi. Lima macam kelayakan ini adalah kelayakan teknik, kelayakan ekonomi, kelayakan jadwal, kelayakan operasi dan kelayakan hukum. Walaupun kelayakan-kelayakan ini tekah dinilai pada tahap perencanaan sistem, tetapi dlm tahap desain sistem juga harus dipertimbangkan kembali, karena kemungkinan apa yg direncanakan di tahap perencanaan sistem mungkin di tahap desain sistem mengalami perubahan-perubahan.

BAB V TEKNIK PENGUMPULAN DATA

 BAB V TEKNIK PENGUMPULAN DATA

1.         TEKNIK WAWANCARA    

Wawancara (interview) telah diakui sebagai teknik pengumpulan data/fakta yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara memungkinkan analisis sistem sebagai pewawancara (interviewer) untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang di wawancarai (interview).

A.           Mempersiapkan wawancara

1.   Aturlah pertemuan dengan orang yang akan diwawancarai terlebih dahulu.

2.   Utarakanlah maksud dari wawancara.

3.  Aturlah waktu wawancara yang paling tepat supaya tidak mengganggu kerja dari orang yang di wawancarai.

4.   Buatlah jadwal wawancara terlebih dahulu, bila wawancara akan dilakukan beberapa kali atau oleh pewawancara yang berbeda dan orang yang di wawancarai jug berbeda.

5.  Buatlah suatu panduan wawancara (interview guide) supaya wawancara dapat berjalan dengan lancar. Interview guide adalah daftar pengecekan (checlist) dari pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan oleh pewawancara serta penjadwalan waktunya.

B.        Melakukan wawancara

1.   Mengenalkan diri terlebih dahulu siapa sebenarnya anda.

2.  Menjelaskan apa tujuan dari wawancara ini dan hubungannya dengan proyek sistem informasi yang sedang dikembangkan.

3.  Menjelaskan peranan-peranan yang akan diberikan oleh orang yang diwawancarai dari hasil wawancara ini.

4.  Jagalah suasana wawancara tetap santai, tetapi terarah dan menyenangkan.

5.   Mintalah pendapat-pendapat atau ide-ide tambahan yang mungkin belum di ungkapkan.

6.  Pada akhir wawancara, bacakanlah rangkuman-rangkuman dari hasil wawancara dan mintalah kepada yang diwawancarai untuk membetulkan bila ada hal-hal yang tidak sesuai.

7.  Ucapkanlah terima kasih bila wawancara telah selesai serta mintalah kesediaan kembali untuk dihubungi atau diadakan wawancara lagi bila perlu.

 

2.          TEKNIK OBSERVASI

Observasi atau pengamatan merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang cukup efektif untuk mempelajari suatu sistem. Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan.

I.                    Petunjuk melakukan observasi

Untuk melakukan observasi, hal-hal berikut ini harus dilakukan :

a.          Rencanakan terlebih dahulu observasi yang akan dilakukan, meliputi :

- Apa yang akan di observasi;

- Dimana letak lokasi observasi;

- Kapan observasi akan dilakukan;

- Siapa yang akan melakukan observasi;

-  Siapa yang akan di observasi;

- Bagaimana melaksanakan observasi ini.

b.         Mintalah izin terlebih dahulu dari manajer atau pegawai-pegawai yang 

            terlibat

c.          Bertindaklah dengan rendah hati (low profile)

d.         Lengkapilah dengan catatan selama observasi berlangsung

e.          Kaji-ulanglah hasil observasi dengan individu-individu yang terlibat

 

3.         TEKNIK DAFTAR PERTANYAAN

Adalah suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan analisis sistem untuk mengumpulkan data dan pendapat dari responden-responden yang dipilih. Daftar pertanyaan ini kemudian akan dikirimkan kepada responden yang akan mengisinya sesuai dengan pendapat mereka. Penggunaan daftar pertanyaan ini mendapat banyak kritikan karena diragukan hasilnya. Akan tetapi untuk mengumpulkan data dari jumlah sumber yang banyak, cara ini lebih efisien dibandingkan teknik pengumpulan data yang lain.

I.             Tipe dari daftar pertanyaan

Ada dua macam format dari daftar pertanyaan, yaitu format bebas ( free format ) dan format pasti (fixed format ). Dalam suatu daftar pertanyaan dapat hanya berbentuk format bebas saja atau format pasti saja atau berisi gabungan dari keduanya.

1.         Daftar Pertanyaan Format Bebas : berisi dengan pertanyaan- pertanyaan yang harus diisi oleh responden ditempat yang sudah disediakan.

2.       Format Pasti : berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang jawabannya sudah pastidengan memilih jawaban tersedia. Hasil dari daftar pertanyaan tipe ini akan lebih mudah untuk di tabulasi dan di isi oleh responden. Daftar pertanyaan tipe ini mempunyai beberapa bentuk pertanyaan.

A.   Check-off  questions : macam dari pertanyaan-pertanyaan ini dibuat sehingga responden dapat memeriksa (check-off) jawaban-jawaban yang sesuai.

B.   Yes/No Questions : macam dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk menjawab ‘ya’ atau ‘tidak’.

C.   Opinion/choice questions : macam dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk memberikan pendapatnya.

II.                  Petunjuk Membuat Daftar Pertanyaan

1.   Rencanakanlah terlebih dahulu fakta-fakta atau opini-opini apa saja yang inin dikumpulkan.

2.   Berdasarkan fakta-fakta atau opini-opini tersebut, tentukanlah tipe dari daftar pertanyaan yang paling tepat untuk masing-masing fakta atau opini tersebut.

3.   Tuliskan pertanyaan pertanyaan yang akan diajukan.

4.   Uji daftar pertanyaan ini kepada responden yang kecil terlbih dahulu.

5.   Perbanyaklah dan distribusikanlah daftar pertanyaan yang sudah dianggap baik ini.

BAB IV ANALISIS SISTEM

 BAB IV ANALISIS SISTEM

 

ANALISIS SISTEM

Analisa sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu system informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikn dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

I.       ANALISA SISTEM MENURUT PARA AHLI

Menurut Mc Leod :Analisa Sistem Adalah Suatu studi dari sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau memperbaiki kekurangan dari sistem yang telah ada.

Menurut  Pressman : Analisa Sistem Adalah Kegiatan menemukan atau mengidentifikasikan masalah, mengevaluasi, membuat model serta membuat spesifikasi sistem.

Menurut  Yourdan : Analisa Sistem Adalah Suatu kegiatan mentransformasikan dua masukan utama, yaitu kebijaksanaan pemakai dan anggaran proyek kedalam spesifikasi yang terstruktur. Kegiatan tersebut melibatkan alat dan model diagram aliran data, diagram antar entitas dan komunikasi data.

Analisa Sistem Secara Umum :adalah Memandang, Pengamatan dan menyimpulkan konsep sistem berdasarkan Sistem Informasi secara fisik dan konseptual.

II.      LANGKAH-LANGKAH ANALISA SISTEM

Langkah-langkah dalam tahap analisa sistem hampir sama dengan yang akan langkah-langkahyang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya terletak pada ruang-lingkup tugasnya. Di analisa sistem, ruang lingkup tugasnya adalah lebih terinci. Di analisa sistem ini, penelitian yang dilakukan oleh analis sistem adalah penelitian terinci, sedang di perencanaan sistem  sifatnya hanya  penelitian pendahuluan.

Di dalam tahap analisa sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem, sebagai berikut:

Identify, yaitu mengidentifikasikan masalah

Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada

Analyze, menganalisis sistem

Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

 Penjelasan langkah - langkah analisis sistem:

1. Mengidentifikasi Masalah

    Ada tiga langkah yang harus dilakukan di dalam tahapan ini yaitu :

           A. Mengidentifikasi Penyebab Masalah

Pada tahap ini kita harus dapat mengetahui apa yang menyebabkan masalah terjadi.   Misal terjadi penurunan omset penjualan karena banyak konsumen yang komplain terhadap divisi penjualan tersebut.

           B. Mengidentifikasi Titik Keputusan

          Setelah penyebab terjadinya masalah dapat ditentukan, selanjutnya juga harus ditentukan titik keputusan penyebab masalah terjadi. Contoh : penyebab masalah konsumen komplain karena pelayanan yang kurang baik terhadap konsumen. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya masalah ini adalah penanganan order langganan di bagian order penjualan yang kurang baik kepada pelanggan.

           C. Mengidentifikasi Personil - Personil Kunci

           Setelah titik - titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil - personil kunci baik yang langsung maupun tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut.

2.Memahami Kerja dari Sistem yang Ada

Dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi.  Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian:

A. Menentukan jenis penelitian

B. Merencanakan jadwal penelitian

C. Membuat penugasan penelitian

D. Membuat agenda wawancara

E. Mengumpulkan hasil penelitian

3.      Menganalisis Hasil Penelitian

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Kita dapat menganalisis:

A. Kelemahan dari sistem lama tersebut

B. Kebutuhan informasi bagi pemakai sistem dan pihak manajemen

4.      Membuat Laporan Hasil Analisis

Isinya adalah :

A. Alasan melakukan analisis sistem

B. Menguraikan permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem 

              lama

C. Mengidentifikasi penyebab masalah

D. Mengidentifikasi titik keputusan

E. Menguraikan penelitian yang dilakukan

F. Menguraikan hasil analisis

G. Kesimpulan analisis.

 

III.       MEMBUAT LAPORAN HASIL ANALISIS  

Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah (Steering Committee) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini.

Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :

Analisis telah selesai dilakukan

Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen

Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen

Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap disain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi)

Semua hasil yang didapat dari penelitian perlu dilampirkan pada laporan hasil analisis ini, sehingga manajemen dan user dapat memeriksa kembali kebenaran data yang telah diperoleh.

BAB III KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN SISTEM

 BAB III KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN SISTEM

I.        Definisi dari Kebijakan Sistem dan Perencanaan Sistem

Kebijaksanaan Sistem : Landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem.

Perencanaan Sistem  : Pedoman untuk melakukan pengembangan sistem

II.      Proses di dalam Perencanaan Sistem

Proses perencanaan sistem dibagi dalam 3 proses utama yaitu;

1.     Merencanakan proyek-proyek sistem, meliputi :

a.     Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan

Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan perusahaan. Ini berarti perencanaan sistem harus diarahkan untuk dapat merencanakan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan organisasi secara keseluruhan sehingga tujuan perusahaan akan tercapai

b.     Mengidentifikasi proyek-proyek sistem

Menentukan proyek-proyek sistem informasi yang dibutuhkan dalam suatu organisasi

Contoh :   Dalam perusahaan bisnis proyek-proyek sistem informasi dapat berupa sistem informasi untuk :

-    pengendalian penjualan dan pemasaran

-    pengendalian distribusi

-    pengendalian produksi

-    pengendalian keuangan

-    pengendalian persediaan

c.     Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem

Sasaran ini merupakan apa yang ingin dicapai oleh masing-masing proyek sistem

Contoh  :   Sistem informasi penjualan; memiliki sasaran :

-    Memberikan pelayanan order kepada pelanggan  dengan lebih baik

-    Meningkatkan volume penjualan

-    Menyediakan laporan penjualan yang tepat waktu kepada manajer marketing

d.     Menetapkan kendala proyek-proyek sistem

Ada 3 faktor kendala :

-    Masalah dana

-    Masalah waktu

-    Mengenai batasan peraturan yang berlaku pada perusahaan tersebut

e.     Menentukan prioritas proyek-proyek sistem

Yaitu menentukan proyek-proyek sistem mana yang perlu dikembangkan terlebih dahulu, tentunya proyek-proyek sistem yang sangat diperlukan dan mendesak harus diprioritaskan

f.      Membuat laporan perencanaan sistem

Isi dari laporan perencanaan sistem tersebut adalah :

-       Latar belakang organisasi

-       Proyek sistem informasi yang direncanakan

-       Sasaran pengembangan sistem informasi

-       Kendala di dalam pengembangan sistem informasi

-       Menentukan prioritas-prioritas proyek sistem informasi

g.     Meminta persetujuan manajemen

 

2.     Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan meliputi:

a.     Menunjuk team analis

b.     Mengumumkan proyek pengembangan sistem

 

3.     Mendefinisikan proyek-proyek dikembangkan, meliputi :

a.     Melakukan studi kelayakan

Studi kelayakan                      :   Suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau tidak

b.     Menilai kelayakan proyek sistem

a.     Kelayakan teknik               :   - ketersediaan teknologi yang digunakan

                                                                    - ketersediaan staf ahli di dalam mengoperasikan teknologi yang digunakan

b.     Kelayakan operasi             :   - kemampuan personil dalam mengoperasikan sistem informasi yang dibuat

- kemampuan dari sistem informasi untuk menghasilkan informasi

c.     Kelayakan jadwal              :   Apakah sistem informasi yang dikembangkan sesuai  dengan jadwal yang telah ditentukan

d.     Kelayakan ekonomi           :   - besarnya dana yang diperlukan untuk pengembangan sistem

                                                      - manfaat yang diperoleh oleh sistem informasi dibandingkan  dengan biaya perkembangannya

e.     Kelayakan hukum              :   Apakah sistem yang akan dikembangkan tidak menyimpang dari hukum yang berlaku                               

c.     Membuat usulan proyek sistem

d.     Meminta persetujuan manajemen