SOAL DAN JAWAB MATERI IV SISTEM INFORMASI

 

ANALISIS SISTEM

Analisis Sistem atau System Analysis adalah suatu teknik atau metode pemecahan masalah dengan cara menguraikan system ke dalam komponen-komponen pembentuknya untuk mengetahui bagaimana komponen-komponen tersebut bekerja dan saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan system.

System Analysis biasanya dilakukan dalam membuat System Design. System Design adalah salah satu langkah dalam teknik pemecahan masalah dimana komponen-komponen pembentuk system digabungkan sehingga membentuk satu kesatuan system yang utuh. Hasil dari System Design merupakan gambaran system yang sudah diperbaiki. Teknik dari System Design ini meliputi proses penambahan, penghilangan, dan pengubahan komponen-komponen dari system semula.

Langkah-langkah dalam tahap analisa sistem akan hampir sama dengan yang akan langkah-langkah yang akan dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dibesarkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya terletak pada ruang-ruang lingkup tugasnya. Di analisa sistem ini, penelitian yang akan dilakukan oleh analisis sistem adalah penelitian terinci, sedang di perencanaan sistem sifatnya hanya penelitian pendahuluan

Di dalam tahap analisa sistem terdapat beberapa langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem, sebagai berikut yakni:

Langkah-langkahnya:

1. Identify: mengidentifikasi masalah. Hal yang dilakukan diantaranya :

·       Mengidentifikasikan penyebab masalah

·       Mengidentifikasikan titik keputusan

·       Mengidentifikasikan personil-personil kunci

2. Understand: memahami kerja dari sistem yang ada Hal ini dapat dilakukan dengan menganalisa cara kerja dari sistem berjalan. Hal yang dilakukan diantaranya :

·       Menentukan jenis penelitian

·       Merencanakan jadwal penelitian

·       Mengatur jadwal wawancara

·       Mengatur jadwal observasi

·       Membuat agenda wawancara

·       Mengumpulkan hasil penelitian

3. Analyze: menganalisis sistem. Hal yang dilakukan diantaranya :

·       Menganalisis kelemahan sistem

·       Menganalisis kebutuhan informasi bagi manajemen (pemakai)

4. Report: membuat laporan hasil analisis. Tujuan dari adanya laporan tersebut diantaranya :

·       Sebagai laporan bahwa proses analisis telah selesai dilakukan

·       Meluruskan kesalahan-kesalahan mengenai apa yang telahditemukandalam proses analisis yang tidak sesuai menurut manajemen.

·       Meminta persetujuan kepada manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya.

 

1. Mengidentifikasi Masalah

Ada tiga langkah yang harus dilakukan di dalam tahapan ini yaitu:

a.     Mengidentifikasi Penyebab Masalah

Pada tahap ini kita harus dapat mengetahui apa yang menyebabkan masalah terjadi. Misal terjadi penurunan omzet penjualan karena banyak konsumen yang komplain terhadap divisi penjualan tersebut.        

b.     Mengidentifikasi Titik Keputusan

Setelah penyebab terjadinya masalah dapat ditentukan, selanjutnya juga harus ditentukan titik keputusan penyebab masalah tersebut.

Contoh: penyebab masalah konsumen komplain karena pelayanan yang kurang baik terhadap konsumen. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah penanganan order langganan di bagian order penjualan yang kurang baik kepada pelanggan.

c.     Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci

Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut.

 

2. Memahami Kerja dari Sistem yang Ada

Dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian:

a.     Menentukan jenis penelitian

b.     Merencanakan jadwal penelitian

c.     Membuat penugasan penelitian

d.     Membuat agenda wawancara

e.     Mengumpulkan hasil penelitian

 

3. Menganalisis Hasil Penelitian

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Kita dapat menganalisis:

v  kelemahan dari sistem lama tersebut

v  kebutuhan data dan informasi bagi pemakai sistem dan pihak  manajemen

 

4. Membuat Laporan Hasil Analisis

Isinya adalah:

a.     Alasan melakukan analisis sistem

b.     Menguraikan permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem

c.     penyebab masalah

d.     Mengidentifikasi titik keputusan

e.     Menguraikan penelitian yang dilakukan

f.      Menguraikan hasil analisis

g.     Kesimpulan analisis

 

5. Tujuan Analisa Sistem

Tujuan analisis sistem informasi yakni utuk merancang sistem baru maupun menyempurnakan sistem yang sudah ada sebelumnya. Berikut ini, tujuan dari analisis keuangan diantaranya yakni :

·       Kita dapat Membuat keputusan jika sistem saat ini bermasalah ataupun juga tidak berfungsi dengan baik & hasil analisisnya akan digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki sistem.

·       Mengetahui ruang lingkup pekerjaan yang akan dapat ditandatangani

·       Mengidentifikasi masalah atau mencari pemecah masalahnya

·       Mempelajari sistem yang sedang berjalan saat ini.

·       Memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi manajerial di dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan

·       Membantu para pengambil keputusan

·       Mengevaluasi sistem yang telah ada

·       Merumuskan tujuan yang ingin dicapai berupa pengolahan data maupun pembuatan laporan baru

·       Menyusun suatu tahap rencana pengembangan sistem

6. Alat Bantu Analisis Sistem

Alat Bantu Analisis Dan Perancangan Di dalam pendekata nsistem, penulis menggunakan alat bantu dalam metode analisis dan perancangan terstruktur, yang menghendaki adanya gambaran terhadap keseluruhan sistem menggunakan alat bantu seperti, Flow map maupun Data Flow Diagram (DFD), penggunaan ERD (Entity Relationship Diagram), proses normalisasi serta alat bantu pendekatan sistem yang lain.

Berikut dijelaskan beberapa alat bantu tersebut :

 

Ø  Flow Map

Bagan alir Flow map menunjukkan arus dari pekerjaan secara keseluruhan dari sistem termasuk arus laporan dan formulir beserta tembusan-tembusannya.

Bagan alir ini digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Flow map ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem.

 

Ø  Diagram Kontek

Diagram konteks adalah sebuah alat struktur analisis. Pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara sederhana. Diagram Kontek adalah kasus khusus dari data alir diagram yang berfungsi memetakan model lingkungan yang refresentasikan dengan lingkungan tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.

 

Ø  Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah sebuah teknik grafis yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak dari input menjadi output. DFD merupakan diagram yang menyatakan notasi-notasi untuk menggambarkan aliran data. Sebuah DFD menggambarkan aliran informasi tanpa representasi logika prosedural yang eksplisit yang dimana data tersebut mengalir atau akan disimpan.

 

Ø  Kamus Data

Kamus Data (KD) atau data dictionary atau disebut juga dengan istilah sistem data dictionary adalah kata log fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap, kamus data dibuat pada tahapan analisis sistem dan digunakan pada tahap analisis maupun tahap perancangan sistem.

 

Kamus data merupakan kumpulan data yang memberikan informasi mengenai deskipsi formal dari elemen-elemen yang ada pada Data Flow Diagram. Informasi tersebut mencakup definisi, struktur sertap memakai data.